+7 (499)  938-47-82 Москва

Практические рекомендации по сдаче и съему помещения под офис в аренду

Время на чтение: 7 минут Добавить в закладки

Договор аренды офисного помещения одинаково важен для обеих сторон. Арендодатель получает пассивный доход каждый месяц (или иной период, установленный договором), а арендатор, осуществляя свою деятельность в стенах арендуемого здания, извлекает прибыль. Для удачного достижения поставленных целей обе стороны должны быть внимательны и при выборе арендатора или здания, и при заключении самого договора.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-82. Это быстро и бесплатно!

Показать содержание

Законодательные требования

Офис – это нежилое помещение, предназначенное для выполнения трудовой деятельности коммерческого или некоммерческого характера и, соответственно, не предназначенное для временного или постоянного проживания.

Указанное нежилое помещение должно соответствовать нормам, установленным законодательными актами:

Важными нормативными документами в области регулирования являются санитарно-эпидемиологические требования (СанПиН 2.2.4.3359-16 и СНиП 2.09.04-87).

Регламентирование вопросов аренды офисных помещений относится к положениям гражданского законодательства (параграф 4 гл. 34 ГК РФ).

Допустимо ли использование жилого помещения?

Считается, что в жилых помещениях размещать офис нельзя, и жилищное законодательство ставит для таковых одну цель: проживание. Вместе с тем ч. 2 ст. 17 ЖК РФ допускает возможность использования квартиры или дома для осуществления профессиональной или коммерческой деятельности. Речь в данном случае не идет об использовании жилища для предприятия промышленного производства. Миссионерская деятельность также запрещается (ч. 3 указанной нормы).

Больше об особенностях аренды квартиры под офис и наказании за неправильную эксплуатацию читайте тут.

Можно ли снять физическому лицу?

Ответ на этот вопрос также положительный, ведь гражданское законодательство не ограничивает круг субъектов при заключении договора аренды нежилого помещения.

Лицу при этом необязательно регистрироваться в качестве ИП, что удобно самозанятым гражданам:

  • осуществлять деятельность в квартире не всегда удобно, т.к. семья будет отвлекать от дел;
  • наличие отдельного офиса, даже если это небольшой кабинет или островок в торговом центре, вызывает большее доверие клиентов.
      

Как быстро сдать?

Как найти съемщика?

Арендатора можно найти через объявления о сдаче офисного помещения на определенный или неопределенный срок, в чем помогают специализированные площадки (Авито и т.д.) и другие СМИ. Для арендодателя главное в этом вопросе – платежеспособность арендатора, на нее и следует в первую очередь обратить внимание.

Условно съемщиков можно разделить на несколько типов:

  1. Сетевая организация. Как правило, они стремятся выбрать офиса типа А или В (офисы, обладающие всеми условиями, дорогим ремонтом и т.д.). Наличие сети говорит о стабильности организации, а значит и о ее платежеспособности, но обычно они предоставляют свой договор аренды с выгодными для них условиями.
  2. Предприниматели с опытом или ООО. Легче всего арендатору заключать договор с ИП, который уже добился каких-либо успехов в своем деле и планирует расширяться. Сюда же относятся небольшие организации. Сам факт расширения дела говорит о платежеспособности в момент заключения договора и в ближайшем будущем.
  3. Начинающие предприниматели. Здесь все зависит от самого человека и его добросовестности. Его бизнес только начинает развиваться, стабильность доходов подтвердить он не сможет. Конечно, долг по арендной плате можно взыскать с помощью суда, но арендодатель потеряет больше, чем приобретет.

    В целях избежать риск неоплаты стоит заключить договор аренды на небольшой срок, а в случае благонадежности арендатора – продлить договор.
  4. Самозанятые граждане. У многих арендодателей отношение к самозанятым такое же, как и к начинающим ИП. Действительно, риск неплатежеспособности существует, но и они сами выбирают офисы подешевле и не стремятся заключать договор на большой срок.

Какой лучше назначить размер оплаты?

Рекомендации по установлению цены даны и на законодательном уровне в Приказе Минстроя РФ от 14.09.1992 г. № 209.

На практике цена складывается из следующих условий:

  • категория офиса;
  • его площадь;
  • статус лица, отвечающего за заключение договора аренды (сам собственник, риелтор или агентство недвижимости, субарендатор и т.д.);
  • расходы на коммунальные услуги;
  • оплата охраны;
  • наличие парковки, близости метро или хотя бы остановки.

От арендодателя требуется произвести анализ нескольких схожих по типу офисов и сравнить цены, выбрав среднюю.

Конкурентные преимущества

Арендодатель стремится как можно скорее сдать помещение. Чтобы оно выглядело наиболее привлекательно для потенциальных съемщиков можно предпринять следующие шаги:

  1. снизить цену (если сам офис не в самом лучшем состоянии);
  2. сделать косметический ремонт (наличие дорогого ремонта не всегда говорит о привлекательности, в особенности, если этот фактор поднимает цену);
  3. предоставить арендатору бонусы (офисная мебель, не входящая в арендную плату).
Арендодателю следует самому, не через посредников, выходить на контакт с будущими контрагентами. Это повысит уровень доверия арендатора.

Как быстро арендовать?

На что обратить внимание при поиске?

Искать помещение можно в интернете, печатных СМИ, на телевидении. В первую очередь нужно обратить внимание на благонадежность арендодателя.

Проверить можно следующим образом:

  1. Почитать отзывы под объявлениями о сдаче помещений.
  2. Постараться связаться с бывшими арендаторами и узнать от них лично о том, с кем придется иметь дело.
  3. Попробовать пообщаться с арендодателем лично: те, кто действительно желает сдать офис на длительный срок, обычно открыты для общения и оставляют свои контакты.

Практические рекомендации, как выбирать

При выборе помещения следует ориентироваться на следующие критерии:

  1. Месторасположение.

    • ИП или самозанятый гражданин, работающие в одиночку, прежде всего ориентируются на удобное расположение для себя: близка ли станция метро или остановка, много ли времени займет дорога на личном транспорте или даже пешком и т.д.
    • ИП с небольшим штатом или организации, собирающиеся переехать в новое помещение, должны учитывать в этом вопросе не только свои интересы, но и интересы сотрудников, ведь многие могут уволиться только из-за того, что им придется долго добираться до работы.
  2. Категория офиса.

    • Помещения D-типа будут вызывать сомнения у клиентов, но на начальном этапе бизнеса, когда большого дохода еще нет, предприниматели вынуждены выбирать самые дешевые офисы.
    • Для одиночной работы или небольшого штата лучше подойдет офис С-типа, имеющий практически все необходимое для работы.
    • Большой штат сотрудников предполагает и комфортный, просторный офис. Если доход стабилен, арендатору следует выбрать офис типа В или даже А, если доход организации позволяет оплачивать дорогую аренду.

Пошаговая инструкция по процедуре заключения договора

Арендные отношения проходят несколько этапов:

  1. Размещение объявления о сдаче офиса арендодателем. Объявление будет просматриваться чаще, если качество офиса пропорционально его цене, а сама презентация объявления привлекательна для посетителей сайта с объявлениями.
  2. Выбор подходящего офиса арендатором. Арендатор ориентируется на удобное расположение офиса, его параметры и ценовую доступность.
  3. Встреча сторон и проведение переговоров. На этой стадии арендодатель или действующий от его имени посредник показывает контрагенту помещение. Стороны обсуждают будущий договор аренды, обговаривают все нюансы.

    Нежелание одной из сторон заключать договор аренды в письменном виде должно насторожить. От такой сделки лучше отказаться.
  4. Изучение документов. Каждая сторона должна изучить предоставленные документы, проверить их на юридическую чистоту. Особенно это касается наличия обременений у помещения: наличие обременения или даже ареста влекут признание договора аренды недействительным.
  5. Заключение договора. Еще раз обсудив все нюансы, стороны ставят подписи и исполняют свои обязательства, установленные сделкой и ст. 616 ГК РФ.
  6. Подписание акта приема-передачи. Стороны подписывают его после того, как арендатор начинает использовать офис в своих целях. Ставя подпись, он соглашается с тем, что недвижимость его полностью устраивает.
  7. Регистрация договора. Договор аренды подлежит регистрации в Росреестре для отображения сведений о правах третьих лиц на нежилую недвижимость.

Необходимые документы со стороны владельца офисного помещения

Если арендодатель является собственником помещения, от него потребуется подтверждение этого факта выпиской из ЕГРН и свидетельством о праве собственности (выдавалось до 2016 года), а также самим правоустанавливающим договором.

Для сделки также потребуются:

  1. Документы арендодателя, в зависимости от того, кем он является:

    • учредительные документы, ИНН и ОГРН юр.лица, а также выписка из ЕГРЮЛ – для организации;
    • паспорт, свидетельство о регистрации ИП, ИНН и выписка из ЕГРИП – для ИП;
    • паспорт – для физического лица.
  2. Документы, подтверждающие право собственности на помещение. Если же имеет место быть субаренда (процесс сдачи помещения в аренду самим арендатором другому лицу с разрешения собственника), предоставляются следующие документы:

    • выписка ЕГРН;
    • договор аренды с правом передачи помещения в субаренду;
    • акт приема-передачи офиса.
  3. Технический паспорт из БТИ.

    Кадастровые паспорта в настоящее время не выдаются.
  4. Договоры о подаче к помещению всех необходимых средств коммуникации (свет, вода, отопление).

Документация со стороны арендатора

От арендатора потребуются:

  • документ, подтверждающий личность физ.лица и (или) документы ИП или организации;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговые органы (для ИП и организаций).

Составление договора

В соответствии со ст. 651 ГК РФ сделка заключается в письменной форме, который стороны должны подписать. Условия договора стороны составляют сами, опираясь на законодательство и личную договоренность. Как правило, указывают предмет договора, права и обязанности сторон, способы оплаты и дополнительные условия.

Статья 651 ГК РФ. Форма и государственная регистрация договора аренды здания или сооружения

  1. Договор аренды здания или сооружения заключается в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами (пункт 2 статьи 434).

    Несоблюдение формы договора аренды здания или сооружения влечет его недействительность.

  2. Договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации.

Скачать бланк договора аренды офиса
Скачать образец договора аренды офиса
Мы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:

Узнать о том, как правильно оформить договор аренды помещения под офис, а также посмотреть практические рекомендации и образец документа, можно здесь.

Возможно ли оформление с правом выкупа?

В соответствии со ст. 624 стороны могут указать в договоре право арендатора выкупить занимаемое им помещение. Договор аренды с правом выкупа представляет собой смешанный договор, содержащий элементы сделки купли-продажи.

Для договора необходимо:

  1. точно идентифицировать офис в пункте о предмете договора (точные характеристики, адрес, целевое назначение);
  2. указать не только размер арендной платы, но и стоимость выкупной цены;
  3. срок аренды и крайний срок выкупа помещения.
Скачать бланк договора аренды офиса с правом выкупа
Скачать образец договора аренды офиса с правом выкупа
Мы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:

Арендная плата и выкуп представляют собой две разные суммы, соответственно, по отчетной документации они также будут разделяться. Стороны вправе прописать условие о том, что часть платы за съем офиса пойдет на его выкуп.

Если идея о выкупе пришла после подписания, арендатор и арендодатель могут заключить дополнительное соглашение.

Регистрация

Сделка, заключенная на срок более 1 года, подлежит государственной регистрации в Росреестре (п. 2 ст. 651 ГК РФ). Для этого стороны должны предоставить в Федеральную службу государственной регистрации, кадастра и картографии следующие документы:

  • заявление одной из сторон;
  • документ, подтверждающий личность заявителя;
  • договор аренды и акт приема-передачи к нему;
  • квитанция об оплате государственной пошлины.

Если документы передаются представителем одной из сторон, также потребуются его паспорт и нотариально заверенная доверенность.

Срок регистрации составляет до 7 рабочих дней (до 9 дней, если подача заявления осуществлялась через МФЦ).

Сроки

Законодательство выделяет три вида:

  • аренда, заключенная на короткий срок — менее 1 года (подробно об особенностях краткосрочных сделок с арендой офиса мы рассказывали в отдельной статье);
  • долгосрочная аренда (более 1 года), подлежит регистрации;
  • аренда, заключенная на неопределенный срок (фактически, не подлежит государственной регистрации).

Учет и бухгалтерские проводки

Для начала о том, к каким расходам относится арендная плата. Это тот расход, который учитывается в рамках учетной стоимости за балансом. Сюда же входит и оплата коммунальных услуг, которая также возлагается на арендатора помещения.

Учет выглядит следующим образом:

  • количество арендуемых помещений;
  • арендная плата за месяц (иной период, установленный договором);
  • НДС;
  • сумма платежа по коммунальным услугам.

Ремонт помещения входит в бухучет. Расход на него зависит от типа ремонта (ст. 616 ГК РФ):

  • капремонт – оплачивается арендодателем;
  • текущий ремонт – оплачивается арендатором.
Обязанности по бухучету не возлагаются на самозанятых физических лиц и ИП в соответствии со ст. 6 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».

Подводные камни

  • Детали договора. Невнимательный арендатор может не заметить, что его обязали самостоятельно оплачивать коммунальные услуги, а суммы, указанные в договоре, несколько выше из-за какого-то непонятного коэффициента.

    Как избежать: внимательно читать договор. А лучше настоять на том, чтобы обязанность по коммунальным платежам возлагалась на арендодателя, пусть и путем повышения арендной платы.

  • Состояние помещения. Не стоит слепо подписывать акт приема-передачи офиса. Даже если на основном договоре уже стоит подпись, необходимо еще раз как следует осмотреть помещение и, пока не поздно, расторгнуть договор.
  • НДС. У арендодателя или субарендодателя (если это организация или ИП) необходимо уточнить, по какой системе осуществляется налогообложение и входит ли ставка в арендную плату. Условие также должно быть прописано четко: «с учетом НДС», «без учета НДС».

Договор аренды нежилого помещения заключается в письменной форме и подлежит государственной регистрации в том случае, если в договоре указан точный срок, который превышает 1 год. Если одна из сторон отказывается документировать сделку, от нее лучше отказаться и поискать другой вариант офиса (другого арендатора).

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 938-47-82 (Москва)
+7 (812) 467-38-15 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

      
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: