Управляющая компания ЖКХ: структура штата, состав должностей и схема

УК ЖКХУправляющие компании, которые функционируют в сфере жилищно-коммунального хозяйства, являются юридическими лицами.

Поэтому на них распространяется множество требований, связанных, в том числе, с наличием официально закрепленной организационной структуры и штатного расписания.

Стоит рассмотреть, какие предъявляются требования к структуре УК и что она в себя включает.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 350-61-68. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Организационная структура управляющей компании в сфере ЖКХ

Директор УК Структура управляющей компании ЖКХ схема и наличие в ней тех или иных подразделений и должностей зависит от размера самой компании и количества домов, которые находятся под ее управлением. Стоит рассмотреть обобщенную модель организационной структуры, которая может меняться и корректироваться в зависимости от конкретной ситуации.

Руководство отведено директору управляющей компании, однако эта должность может носить и другое название (например, управляющий УК). В его обязанности входит множество действий, связанных с организацией эффективной работы компании.

В крупных управляющих компаниях, кроме основного руководителя, предусмотрено еще несколько, которые закреплены за отдельными территориями. Они называются начальниками участка и выполняют те же функции, что и директор компании, но только в отношении отдельной группы домов.

В этом случае на каждом участке предусмотрена своя диспетчерская и аварийная служба, что позволяет решать возникающие проблемы локально. К основным направлениям работы начальника участка относятся:

  • взаимодействие с собственниками жилья, которое находится на закрепленной за ним территории;
  • контроль за соблюдением правил и норм техники безопасности и охраны труда;
  • организация на участке обслуживающих и ремонтных работ;
  • взаимодействие с государственными и контрольными органами;
  • контроль за работой персонала, прикрепленного к участку.

Функции начальника участка во многом схожи с обязанностями директора УК, но распределены более локально. Что касается директора, то он в этом случае руководит в целом работой предприятия и распределяет выполнение функций по различным отделам и должностям. Конкретные обязанности каждого работника должны быть закреплены в их должностных инструкциях.

Все рабочие места и должности в управляющей компании ЖКХ, которые имеются в управляющей компании, закреплены в специальном документештатном расписании. Его наличие обязательно для любой УК.

Помимо количества рабочих мест, в штатном расписании также указываются тарифные ставки, надбавки и оклады, предусмотренные для каждой должности.

Типовая организационная структура УК является функциональной, то есть в ней предусмотрено наличие нескольких подразделений, выполняющих свои обобщенные функции. Стоит рассмотреть более подробно эти функции, а также подразделения и должности, которыми они реализуются.

Технический контроль

Жилищный фондВажным направлением работы каждой управляющей компании является технический контроль и надзор за состоянием жилищного фонда, который включает в себя:

  • анализ, планирование и организацию работ по техническому обслуживанию домов;
  • планирование и проведение ремонтных работ;
  • прием и регистрацию заявок жильцов дома (например, по вопросам организации ремонта);
  • контроль за объемом и качеством поставляемых коммунальных услуг;
  • разработку и ведение технической документации.

Называться это подразделение может по-разному: например, технический отдел или отдел технического надзора. Возглавляет его замдиректора по производству или главный инженер. Управляющая компания ЖКХ: штат также может включать такие должности:

  1. Диспетчер. Он принимает заявки от жильцов домов, которые находятся под управлением УК, и передает их на рассмотрение в другие структурные подразделения.

    Должностная инструкция диспетчера управляющей компании ЖКХ.
  2. Сантехник. Должен следить за работой и исправностью систем тепло- и водоснабжения, а также принимать необходимые меры по предотвращению поломок или их устранению.
  3. Электрик. Его главной задачей является контроль за работой электросетей и устранение каких-либо поломок или неполадок в ее функционировании.

    Должностная инструкция электрика в управляющей компании.
  4. Дворник. Он следит за чистотой придомовой территории того участка, который закреплен за ним.

Этим перечнем данный отдел не ограничивается – в него могут входить и другие работники.

Кроме этого, отдел может быть разделен на несколько других, с более детальным распределением функций. Обычно это требуется в том случае, если УК имеет крупные размеры и обслуживает множество домов.

Финансовое обеспечение

Финансовая деятельностьВторое важное и обширное направление работы УК – это финансово-экономическая деятельность, которая реализуется путем выполнения таких задач:

  • анализ финансовой деятельности УК и контроль за ее результатами;
  • расчет себестоимости услуг, оказанных клиентам (то есть жильцам многоквартирных домов) и определение размера платежей за эти услуги;
  • работа с должниками и прием заявок граждан по вопросам начисления оплаты;
  • перечисление средств в счет оплаты коммунальных услуг их поставщикам;
  • расчет заработной платы сотрудников компании;
  • привлечение инвестиций и определение средств, необходимых для проведения ремонтных работ;
  • открытие и ведение лицевых счетов жильцов.
Отдел может носить название бухгалтерии, финансового, экономического или финансово-экономического отдела. Также возможно функционирование сразу нескольких отдельных подразделений, выполняющих такие функции.

Его главой является финансовый (коммерческий) директор или главный бухгалтер. Кроме этого, в состав управляющей компании ЖКХ могут быть включены такие должности:

  1. Экономист – проводит расчеты по объемам ресурсопотребления и установлению стоимости тех или иных услуг, которые оказывает населению УК.
  2. Бухгалтер – ведет бухгалтерский учет на предприятии, подготавливает к сдаче необходимую документацию и передает ее в налоговые органы.

Помните, что это лишь примерный штат. Объем функций, которые выполняются в данном отделе, достаточно обширен, а их роль очень важна. Правильные расчеты тарифов и услуг являются залогом получения прибыли компанией и удовлетворенности жильцов.

Правовая деятельность

Правовая деятельностьПоследнее важное направление работы УК – это договорно-правовая деятельность, основными заданиями которой являются:

  • разработка, подготовка и юридическое оформление договоров по различным направлениям деятельности (поставка ЖКУ, аренда), их проверка на соответствие действующему законодательству;
  • ведение претензионной и исковой работы, представительство в судах и официальных органах государственной власти;
  • рассмотрение и подготовка ответов на жалобы жильцов;
  • разработка и проверка на соответствие действующему законодательству внутренней документации УК;
  • оказание консультационной помощи (как жильцам, так и сотрудникам компании).

Этот отдел чаще всего носит название юридического или правового. Его наличие предусмотрено далеко не всегда – в большинстве случаев УК заключает договор со сторонней юридической компанией на оказание подобных услуг.

Ведение делопроизводства в УК

Ведение делопроизводстваПравильное оформление документации – важная часть работы каждого предприятия, и УК не является исключением. Поскольку объем документооборота в компании обычно большие, заниматься этим должен квалифицированный сотрудник, имеющий соответствующее образование и опыт работы в этой сфере. Например, это может быть:

  • секретарь;
  • делопроизводитель;
  • деловод;
  • помощник директора;
  • администратор.

Независимо от названия должности функции у данного работника будут схожими:

  • прием и регистрация входящей корреспонденции;
  • оформление и регистрация исходящих документов;
  • ведение текущей документации компании (например, различных журналов);
  • подготовка документов к сдаче в архив;
  • прием и регистрация заявок граждан;
  • ведение деловой переписки и телефонных разговоров;
  • подготовка и оформление внутренней документации компании.

Если УК небольших размеров, часть этих функций может быть возложена на других сотрудников компании: диспетчера, паспортиста, начальника абонентского отдела.

Должностная инструкция начальника абонентского отдела управляющей компании.

Оформление документацииОформление документации в УК должно осуществляться с учетом всех установленных требований и нормативов.

Примерами специфических документов, которые оформляются управляющими компаниями, могут быть:

  • заявление в УК (может предоставляться жильцами в различных целях);
  • отчет о проведенных расчетах с поставщиками и подрядчиками;
  • расчетно-платежный документ;
  • протокол общего собрания учредителей УК;
  • журналы регистрации выполненных работ и т.д.

Кроме этого, управляющая компания обязательно должна регистрировать все заявления и жалобы, поступившие от жильцов, а также о принятых для их устранения мерах. Чаще всего эта информация фиксируется в специальных журналах, которые должны быть прошиты и пронумерованы в соответствии с установленными требованиями.

Для упрощения ведения делопроизводства на предприятии нужно заранее позаботиться о подготовке шаблонов этих документов. Например, сделать готовые бланки, заявления и акты, которые в случае необходимости можно легко распечатать и быстро заполнить. Это значительно облегчит работу с жильцами и упорядочит процесс ведения внутренней документации.

Отдел по работе с населением управляющей компании

Паспортный столОтдельным структурным подразделением УК является отдел по работе с населением, более привычное для граждан название которого – паспортный стол. В обязанности сотрудников этого отдела входит:

  • выдача или замена паспорта;
  • подготовка и оформление документов, связанных с постановкой и снятием граждан с регистрации в определенной квартире (в том числе и первичная постановка на учет новорожденного ребенка);
  • выдача жильцам на основании их заявок справок и других подтверждающих документов (например, выписок из домовой книги).

Паспортист оформляет все эти документы на основании обращений граждан, выдает их и ведет необходимую отчетность. Подчинение паспортного стола двойное – с одной стороны, конкретной УК, с другой – УФМС.

Организационная структура УК, как и любой другой компании, зависит от масштабов ее деятельности и многообразия выполняемых функций. Основными направлениями работы УК является техническая, финансовая и правовая.

При разработке организационной структуры конкретной компании нужно ориентироваться именно на эти направления, предусматривая наличие соответствующих должностей и отделов.

Все статьи рубрики "Состав УК ЖКХ":
Комментариев: 8
  1. Ольга

    Надо заметить, что такая развернулся структура может быть у большой управляющей компании. Для средней и небольшой подойдет и совмещение должностей. Управляющего персонала в предложенной структуре слишком много. Например должность диспетчера и делопроизводителя вполне может совмещать один человек, а то получится как при социализме: работников много, а спросить не с кого.

    • Лариса

      Ольга, вы совершено правы по поводу того что работников много, а спросить не с кого. Только у нас в городе немножко другая проблема. Сантехник и электрик у нас один и тот же. И вот если нам нужна помощи электрика, то должны ждать несколько дней, пока освободится сантехник. И наоборот. И получается что работников мало, а спросить тоже не с кого.

  2. Лидия

    Я так и не поняла наличие юриста в компании является обязательной или возможен найи со стороны? И обязан ли жилец оплачивать расходы юриста,если у него высуживали долги?

    • Иван

      Здравствуйте Лидия, истец вправе требовать с ответчика возмещение судебных расходов если иск удовлетворен полностью или частично (статья 98 Гражданского процессуального кодекса РФ). Наличие юриста в штате компании не является обязательным.

    • Александра Евгеньевна

      Нет, наличие юриста не всегда обязательно, его можно просто нанять, но зачастую это обходится дороже. Ведь судебные тяжбы очень часты в УЖКХ. Если у жильца высуживают долги и он нанимает юриста для себя, то да, жилец и оплачивает. Если УК нанимает, но вы успеваете оплатить задолжность, до суда, то Вы ничего не выплачиваете, если долг не погашен, то УК , как правило указывает в суде и о распределении издержек, тогда в судебном решении будет сказано, какую сумму Вы должны оплатить за судебные издержки, по мимо основного долга.

  3. Ольга

    Добрый день, скажите пожалуйста нужно ли прошивать журналы которые находятся у диспетчера(прием заявок от граждан)?

    • Анатолий

      Здравствуйте Ольга! Журналы обязательно должны быть прошиты и пронумерованы в соответствии с правилами и требованиями, для регистрации заявлений, жалоб, поступивших от жильцов и для принятых по их устранению мерах.

    • Наталья

      Здравствуйте, Ольга. Такие журналы нужно обязательно прошивать и пронумеровывать по установленным стандартам. Такие журналы являются очень важной документацией для УК.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 350-61-68Москва +7 (812) 627-14-94Санкт-Петербург
Обсуждения
Юристы-Эксперты
Москаль Александр
Москаль Александр
Многолетний опыт работы во всех областях юриспруденции и экономики