Пакет документов и правила делопроизводства в ТСЖ

ТСЖ

Каждая учредительная организация, в том числе – и ТСЖ, обязана обеспечить своё существование необходимой документацией.

При её отсутствии или не надлежащем ведении – могут вменяться санкции, вплоть до признания недееспособности Товарищества.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 350-61-68. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Ведущаяся в ТСЖ документация

Документация ТСЖДля ведения делопроизводства Товарищество обязано иметь в наличии многочисленные номенклатурные и нормативные акты и справки, законодательные положения федерального и регионального уровней, а также пакеты документов на само здание и на проживающих в нём лиц, оплачивающих коммунальные услуги и несущих ответственность за содержание многоэтажного дома.

Большинство документов компонуются в «дела», располагаясь в соответствующих папках.

Каждое дело не должно содержать более 250 документов. Далее заводится новая папка, в которой может быть вмещено такое же количество документов.

Вся документация классифицирована и находится в ведении уполномоченных лиц.

Основой делопроизводства является пакет учредительной документации, определяющей правовой статус ТСЖ. В неё входят:

  1. Устав Товарищества.
  2. Протокол общего собрания жильцов о создании ТСЖ.
  3. Протокол счетной комиссии подсчета голосов на собрании собственников помещений в многоквартирном доме о создании ТСЖ.
  4. Решение собственников жилья, принятое на общем собрании жильцов о создании ТСЖ (бланки).
  5. Свидетельство ТСЖ о государственной регистрации.
  6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
  7. Свидетельства об учёте во внебюджетных фондах.
  8. Информационное письмо Госкомстата от 05.01.04, за №1.

Учредительная документацияУчредительная документация хранится у председателя правления и предоставляется для различного рода инспекторских проверок. Председатель обязан по требованию проверяющих лиц, представить каждый из перечисленных документов.

Образцы документов ТСЖ вы можете скачать ниже:

Кроме учредительной документации, важную роль играют бухгалтерские документы. На них опирается вся финансовая деятельность ТСЖ, в их адрес проводятся не менее многочисленные проверки, чем в адрес учредительных.

Различие не только в разных видах деятельности правления и бухгалтерии, но и в том, что учредительная документация требует надлежащего хранения после возникновения правовой основы, с ней связано само существование Товарищества.

Бухгалтерская документация ограничивается текущими делами, она не опирается на законодательные основы для существования ТСЖ, но без неё, либо при не надлежащем её ведении, деятельность ТСЖ теряет смысл.

Бухгалтерские документы ведут бухгалтер и главный бухгалтер. Они работают с финансовыми поступлениями и тратами, управляя движением текущей деятельности через процессы:

  • оформление и передачу средств;
  • расчёты и отчёты, хранящиеся в ТСЖ и представляемые для проверок;
  • принятые решения о целесообразности трат.

Главный бухгалтер ТСЖВсе решения главный бухгалтер принимает, руководствуясь развитием экономической рентабельности ТСЖ, при непосредственном участии председателя. Он готовит отчёты за установленные периоды, а также обязан представить отчёт по требованию за любые транзакции, проводимые в пределах финансирования и рефинансирования.

В правлении ТСЖ должны храниться также:

  1. Все имеющиеся документы на здание. Это акты приёмки, вся техническая документация, требуемые свидетельства.
  2. Документы на землю, прилегающей к дому территории. К ним относятся договора аренды или свидетельства о праве собственности.
  3. Договор о предоставлении услуг, заключённый с каждым из членов Товарищества.
  4. Штатное расписание должностей ТСЖ.
  5. Лицевые счета членов ТСЖ.

Правление должно иметь в наличии списки жильцов дома и вести учёт отдельно о входящих в члены ТСЖ.

Документы должны храниться надлежащим образом, в установленном месте, недоступном для открытого доступа. Бухгалтерскую документацию, ведёт бухгалтерия и параллельно несёт ответственность председатель.

Кроме учредительных документов ТСЖ, которую ведёт председатель, он обязан вести и хранить надлежащим образом распорядительную и нормативно-справочную документацию.

Часть ответственности он вправе передать назначенному приказом уполномоченному лицу, ответственному за хранение и ведение определённых видов документов.

Журналы, что ведутся в ТСЖ, должны быть:

  • переплетены;
  • прошнурованы;
  • пронумерованы;
  • опечатаны;
  • подписаны.

Подшивать документы допустимо только после их исполнения и внесения отметки об исполнении.

Квитанции ТСЖ

Квитанции ТСЖВ функции ТСЖ входит заполнение, выдача и сбор платёжных документов жильцов многоэтажного дома. Одним из наиболее распространённых документов этого плана является квитанция об оплате. Она является основанием для предоставления выплат, а также подтверждением того, что выплаты были осуществлены.

Среди многообразия предоставляемых ТСЖ квитанций можно выделить:

  • оплата коммунальных услуг;
  • оплата паркинга или подземного гаража;
  • оплата услуг охраны;
  • взнос при вступлении в Товарищество;
  • оплата целевых взносов.

Для осуществления выплат обычно используют типовые бланки квитанций. Ведением этой документации, как правило, занимается бухгалтер ТСЖ.

Квитанция как документ не имеет самостоятельной юридической силы и должна опираться на предварительно составленный договор, являясь формой оплаты услуг, представленных договором, по соглашению сторон.

В частности, прежде чем требовать оплату коммунальных услуг, ТСЖ обязано заключить договор о предоставлении этих услуг. То же касается целевых взносов, которые обычно осуществляются на основании заключения договора подряда (субподряда).

Взнос при вступлении должен прописываться в уставе, а оплата услуг – осуществляться на основании соответствующего договора о предоставлении услуг.

Какие справки выдает ТСЖ?

Какие справки выдает ТСЖ?Справки – один из рутинных, но крайне важных видов работ, которым занимается специальный штатный сотрудник – делопроизводитель или паспортист. При отсутствии такового, полномочия делегируются выбранному председателем лицу, оформленному протоколом.

В правлении ТСЖ выдаются справки следующих видов:

  • о составе семьи;
  • о проживающих (прописанных) в квартире жильцах.

Справки о составе семьи готовятся и выдаются обычно сразу же, по требованию жильцов. Их предоставляют в детские сады, школы и другие организации социальной защиты.

Справки второго типа обычно готовят в течение трёх дней после запроса. В них используют расширенный поиск сведений, отражают историю жильцов квартиры, которые остались не снятыми с учёта по тем или иным причинам. Их принято называть «архивными» справками.

Они требуются при предоставлении сведений в регистрационную палату для оформления имущественных сделок или для участия квартиры в качестве объекта залоговой стоимости в банк или другую кредитную организацию.

Справки выдают на основании записей в поквартирной книге.

Оформление доверенности

Оформление доверенностиКаждый из сотрудников ТСЖ, а также лица, заключившие договор подряда или договор о предоставлении услуг, вправе действовать от имени правления ТСЖ, решая вверенные Товариществом вопросы и задачи. Для подобных действий потребуется доверенность.

Она оформляется в сторону лица по общим правилам, изложенным в Гражданском кодексе РФ. В ней требуется изложить суть задачи, которую решает доверенное лицо от имени ТСЖ, а также – внести его личные паспортные данные.

Доверенность не имеет самостоятельной юридической силы и действительна только при одновременном предоставлении паспорта.

Доверенность удостоверяется подписью председателя ТСЖ и печатью правления. В некоторых случаях используют нотариально удостоверенную доверенность.

  • После получения документа, доверенное лицо вправе осуществлять:
  • имущественные сделки;
  • заключать договора подряда;
  • подписывать акты приёмки работ;
  • осуществлять взаиморасчёты.


Эти и другие действия проводятся от имени членов правления Товарищества и в пользу Товарищества. Но к ним предъявляется условие, которое состоит в отсутствии требований принятия решения на общем собрании.

Если вопрос носит имущественный характер, который требует вложения средств жильцов – он вначале рассматривается на общем собрании, принимается большинством голосов.

Штатное расписание

Штатное расписаниеДля того чтобы в ТСЖ полноценно функционировали должности сотрудников, на общем собрании должен быть решён вопрос о количестве таковых, а также – о функциональных обязанностях, которые требуется исполнять.

Штатное расписание – это локальный акт, который полностью моделирует штатную ситуацию автономно, не опираясь на внешние положения.

При составлении штатного расписания даётся ссылка на решение собрания и перечень, утверждённых собранием, штатных единиц. Расписание оформляется в виде таблицы с графами:

  • наименование подразделения и должностного лица;
  • число штатных единиц;
  • должностной оклад;
  • предусматриваемые надбавки, условия их начислений и выплат;
  • общая сумма;
  • номер и дата приказа.

Каждая должность должна опираться на штатное расписание, с которым не должно быть расхождений также в бухгалтерской документации.

Образец ТСЖ штатного расписания.

Заключение

Делопроизводство ТСЖ должно опираться на номенклатурные акты, в которых даны основные правила составления и хранения документов. Любая оплошность может привести к серьёзной ответственности перед членами ТСЖ.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 350-61-68 (Москва)
+7 (812) 627-14-94 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Понравилась статья? Подписывайтесь на обновления сайта по RSS, или следите за обновлениями В Контакте, Одноклассниках, Facebook, Twitter или Google Plus.

Подписывайтесь на обновления по E-Mail: 

Расскажите друзьям!

1 комментарий
  1. Александр

    Председатель ТСЖ дополнительно может ли брать объекты для обслуживания . Или только может обслуживать один дом?

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 350-61-68Москва +7 (812) 627-14-94Санкт-Петербург
Юристы-Эксперты
Москаль Александр
Москаль Александр
Многолетний опыт работы во всех областях юриспруденции и экономики